چگونه کسبوکار خود را سیستم‌سازی کنیم؟؟؟
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسبوکار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
تعریف سیستم
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. کسبوکار هم یک سیستم است و مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند.
سیستم کسبوکار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسبوکار سودی است که ایجاد می‌کند.
اجزای سیستم کسبوکار
افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسبوکار ما اثرگذار هستند.
اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسبوکار توضیح داده شده است.
ابزار: بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسبوکار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسبوکار ما هستند.
۱۰ دلیل برای سیستم سازی کسبوکار
- با کار کمتر، سود بیشتری کسب خواهید کرد. زودتر ثروتمند می‌شوید. تعریف ثروت را که یادتان نرفته؟
- به کمک سیستم‌سازی می‌توانید تفویض اختیار (Delegation) کنید. تفویض اختیار یعنی واگذاری مسئولیت‌ها به کارمندان.
- در محل کار وقت شما برای کارهای مهم‌تر، از جمله فکر کردن آزاد می‌شود. فکر کردن، از سخت‌ترین کارهای دنیاست!
- با کمترین حضور شما کارها به صورت خودکار و اتوماتیک انجام می‌شود. فرصتی برای استراحت و تفریح خواهید داشت.
- با کاهش اقدامات و تصمیمات سلیقه‌ای یا پراکنده، رفتار کسبوکار شما منسجم‌تر می‌شود و این به برندسازی (Branding) شما کمک خواهد کرد.
- مشکلات را به صورت ریشه‌ای (سیستماتیک) حل می‌کنید. پس خطاها و اشتباهات کم می‌شوند و زیان مالی کاهش می‌یابد.
- توسعه آسان‌تر می‌شود. می‌توانید از سیستم کسبوکار خود کپی بگیرید و آن را گسترش دهید.
- تعادل بین زندگی کاری و زندگی شخصی، بهتر حفظ می‌شود و خانواده از شما راضی‌تر خواهند بود.
- تعارضات (Conflicts) و ابهامات شغلی بین کارکنان کمتر می‌شود و بهره وری (Productivity) افزایش می‌یابد.
- با سیستم سازی، می‌توانید با دقت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPi) طراحی کنید و کار خود را ارزیابی و عیب‌یابی کنید.
مراحل اساسی سیستم سازی کسب و کار
برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:
گام اول: بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند، اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند و با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.
گام دوم: در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
گام سوم: ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود، در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.
گام چهارم: شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.
گام پنجم: پس از تعیین فرآیندها و جزییات آن‌ها باید برای آن‌ها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد. این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.
گام ششم: از همه‌ی کارهایی که در پنج مرحله‌ی قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید و آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.
گام هفتم: سیستم طراحی شده باید مورد توافق همه و یا حداکثر کارمندان قرار گیرد تا اعتبار اجرایی لازم برخوردار باشد.
گام هشتم: به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.
گام نهم: در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.